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Durante las últimas semanas se han publicado numerosas guías y recomendaciones acerca de cómo trabajar de forma eficiente y productiva desde nuestra casa. Muchos de los consejos van dirigidos a la forma de conciliar un espacio construido para la intimidad y a convivencia familiar con el ejercicio de una actividad laboral. También hay interesantes recopilaciones de información de tipo legal, fiscal o laboral.

Este artículo va dirigido aquellos empresarios o profesionales que lideran una actividad empresarial y que quieren proteger la continuidad de su negocio adoptando algún modelo de trabajo remoto en toda o parte de su plantilla.

Las grandes compañías tienen más medios y han hecho los deberes en la asignatura de la transformación digital, asesorados por expertos técnicos y asimilando las best practices internacionales (casi siempre dirigidas también a la gran empresa). Pero parece evidente también, que el tejido empresarial que constituye la pequeña y mediana empresa, el pequeño comercio, los autónomos o las profesiones liberales es el más expuesto a los riesgos económicos de esta crisis provocada por el COVID19. Una crisis que, desgraciadamente, no se limitará a la duración del periodo de alarma, al cual sucederá un periodo más o menos largo de estabilización de la actividad hasta desembocar en un escenario final difícilmente predecible en estos momentos.

Ante esta situación ¿está dispuesto a asumir el riesgo de discontinuar sus actividades en este escenario de incertidumbre? Maximizar la actividad en remoto es un seguro de protección de su empresa

A continuación, le ofrezco algunas recomendaciones para que pueda dar continuidad a su negocio o, al menos, a una parte del mismo, en modo de trabajo remoto manteniendo las exigencias de productividad y seguridad.

Primero. Revisión de sus procesos

El primer paso es examinar completamente todos sus procesos o tareas para identificar aquellos que son susceptibles de pasar a una modalidad de trabajo en remoto. Comience por revisar los procesos administrativos (pedidos, facturación, cobros, contabilidad, nómina), todos ellos son candidatos al trabajo en remoto. Examine también su actividad comercial y su inventario de clientes. Seguro que es preferible mantener una relación en modo teletrabajo, aunque no sea lo que nos gustaría en estos momentos (atención a clientes, solicitudes, reservas, elaboración de presupuestos y ofertas, etc.). Revise también los flujos logísticos, de aprovisionamiento y entrega. La cadena logística es un elemento clave en todo negocio y es necesario asegurar su capacidad en todo momento.

Segundo. Digitalización de la información.

Suena costoso, pero es más sencillo de lo que parece. Comienza por digitalizar la información impresa que vaya a necesitar (pedidos, albaranes, contratos, ofertas, expedientes, solicitudes, etc.). Para el grueso de los contenidos le bastará un scanner de menos de 100€ que, por cierto, le podrán enviar a su casa porque los servicios informáticos están considerados esenciales. Para aquellos documentos que sea necesario digitalizar en el terreno (p ej. a la entrada del almacén), un simple Smartphone equipado con una app de scanner también le servirá. Actualice completamente la información de su negocio a los sistemas. Quizá es algo que no le había dado demasiada importancia, pero es un elemento clave para habilitar de forma productiva el trabajo remoto. Ya sea aprovisionamiento, producción, distribución, comercial existen aplicaciones de todas las tallas para todos los tipos de necesidad y presupuesto. Llevamos muchos años incentivando a las compañías a eliminar el papel de las oficinas por motivos ambientales, bien ahora el motivo es otro, pero la transformación es parecida. ¿Requiere un esfuerzo personal? Si ¿es posible? Absolutamente.

Tercero. Almacenamiento.

A medida que vaya llevando toda la información a un formato digital irá viendo la necesidad de disponer de mayor capacidad de almacenamiento y disponibilidad de acceso. Mi consejo aquí es que de una vez se olvide del tradicional almacenamiento en PCs o servidores locales y se suba rápidamente al almacenamiento en la nube (cloud). Hay diferentes proveedores, desde los muy grandes que tienen, por cierto, precios muy competitivos, hasta otros más pequeños adaptados a casuísticas más concretas. Tener la información en la nube le va a permitir dos cosas muy importantes: la posibilidad de compartir con su equipo de trabajo o sus clientes y la posibilidad de acceder a cualquier pieza de información que necesite desde cualquiera de sus dispositivos móviles.

Cuarto. Herramientas colaborativas.

Mantener reuniones con su equipo de trabajo para el seguimiento diario de la actividad es fácil, también en remoto. Desde la video llamada múltiple de su whatsapp (límite 4 entradas) hasta herramientas más sofisticadas hay multitud de opciones de bajo coste (Teams, Webex, GoToMeeting, Hangout, Zoom, Skype, etc.) que permiten la conexión tanto mediante PC como tablet o smarphone. Su manejo es sencillo, como habrá podido comprobar estos días si ha organizado alguna sesión con amigos. El uso profesional le va a exigir un poco de método (puntualidad, evitar interrupciones, aislarse de la familia, no solaparse con otros al hablar, preparar los contenidos con antelación, compartir en la pantalla aquellos documentos que sean de interés). Es posible que los primeros días no sean del todo eficientes hasta que se adquiera una cierta habilidad con la plataforma. Igual pasa cuando cambiamos de teléfono. Es posible y, además, es necesario. Además, es muy probable que cuando comience a adquirir hábito de su uso se resista a volver al modelo tradicional de las reuniones presenciales. Pronto se dará cuenta de lo útil que resulta la posibilidad de convocar reuniones en cualquier momento sin tener que preocuparse de donde se encuentran físicamente los asistentes.

Quinto. Equipo en el hogar

El equipamiento tecnológico para convertir cualquier hogar en una auténtica home office es mínimo. En primer lugar, deberá disponer de una red wifi con suficiente capacidad (equivalente a la que usa para ver televisión en streaming). Luego, debe asegurar que cuenta con los elementos básicos (portátil, monitor, speaker, impresora, scanner o auriculares). No menosprecie la utilidad de los elementos de audio o video (como el speaker o la cámara). La productividad de su trabajo va a ver determinada también por la calidad de la imagen y sonido.

Sexto. Organice su oferta

La compra por internet ha cambiado tremendamente nuestra forma de elegir y comprar. El consumidor se ha hecho más exigente y quiere toda la información antes de aceptar la transacción. Por ello, en la publicación de la oferta es cada vez más importante detallar las características de los productos, precio y condiciones, plazos de entrega, posibilidad de devolución, etc. Si lo que ofrece son servicios también es necesario. En lugar de un genérico “servicios de asesoría” ofrezca productos más tangibles como por ejemplo “servicio de tramitación de ERTE”. No olvide incluir detalle de la información necesaria para el servicio, su coste y plazos orientativos.

Séptimo. Comience por llamar a sus clientes

La imposibilidad del contacto personal no puede ser un impedimento para no estar cerca de nuestros clientes, especialmente en estos momentos. Si no lo tiene ya, comience por elaborar un listado y asegúrese de que su email y teléfono móvil. Con estos datos será suficiente para poder interactuar con ellos. Habilite espacios comerciales accesibles para sus clientes. Puede ser una web. Incluso hoy día resulta bastante sencillo construir una web con una funcionalidad básica mediante herramientas como WordPress o Drupal. Pero también puede apoyarse en alguna de las redes sociales existentes como Facebook o Instagram. Incluso puede ofrecer sus productos a través de Amazon Services aprovechando su capacidad de distribución.

Quizá se dé cuenta de que debe clasificar sus clientes por diferentes tipologías y que los productos que ofrece a cada tipo son diferentes. Planifique la actividad comercial con acciones adaptadas a cada tipo de cliente. En cualquier caso, no pierda el vínculo con ellos durante esta crisis o luego lo lamentará.

Octavo. Ajuste su modelo de gestión.

Hay que tener en cuenta que no estamos hablando simplemente de coordinación de equipos remotos, que podría ser un caso habitual antes del COVID19. La situación actual es, más bien, de equipos multi-remoto en el que cada empleado es un equipo trabajando en remoto al igual que cada cliente o proveedor. Asegurar la continuidad del negocio en estas condiciones exige también algunos cambios. Planificar bien las interacciones, fijar tareas y objetivos a corto plazo, monitoreo diario de avances e imprevistos, son algunos de los elementos clave.

En definitiva, estas recomendaciones son bastante básicas pero necesarias para asegurar la continuidad del negocio en las condiciones más seguras para sus empleados. Ante la incertidumbre de las medidas de confinamiento durante los próximos meses, se asegura la posibilidad de mantener su actividad. Por otro lado, estos pasos suponen un salto hacia la digitalización que inevitablemente tendría que dar en unos pocos años.

Roberto Díaz Estrada

Director de Tecnología Minsait y miembro del Consejo Corporativo de Compromiso Asturias XXI